Ukraina pozostaje jednym z ważnych kierunków eksportowych dla polskich przedsiębiorców w Europie Wschodniej. Sprzedaż na ten rynek wymaga jednak odpowiedniego przygotowania – Ukraina nie należy do obszaru celnego Unii Europejskiej, dlatego wysyłka towarów z Polski wiąże się z odprawą eksportową, a po stronie ukraińskiej z procedurą importową.
Jak przygotować towar i dokumenty, przeprowadzić odprawę oraz ograniczyć ryzyko problemów na granicy?
Zacznij od właściwej klasyfikacji towaru
Pierwszym krokiem przed rozpoczęciem eksportu powinno być ustalenie właściwego kodu taryfowego towaru – CN po stronie Unii Europejskiej oraz odpowiadającego mu kodu stosowanego w ukraińskiej taryfie celnej.
Klasyfikacja ma znaczenie m.in. dla:
- wysokości należności celnych,
- zasad określania pochodzenia towaru,
- wymaganych zezwoleń i certyfikatów,
- ewentualnych ograniczeń importowych,
- rodzaju kontroli prowadzonej na granicy.
Dodatkowe wymagania mogą dotyczyć m.in. żywności, produktów pochodzenia zwierzęcego, roślin, wyrobów medycznych, substancji chemicznych, urządzeń technicznych czy produktów podlegających kontroli eksportu.
Przedsiębiorca powinien więc jeszcze przed ustaleniem warunków sprzedaży sprawdzić wymagania dotyczące konkretnego produktu. Pomocnym narzędziem jest unijny portal Access2Markets, który umożliwia sprawdzanie m.in. taryf, zasad pochodzenia oraz formalności związanych z handlem z państwami trzecimi.
EORI – podstawowy numer eksportera
Firma dokonująca operacji celnych na obszarze Unii Europejskiej potrzebuje numeru EORI – Economic Operators Registration and Identification. Numer służy do identyfikacji przedsiębiorcy w kontaktach z administracją celną i jest wymagany m.in. przy eksporcie, imporcie i tranzycie.
Przed pierwszą wysyłką warto również ustalić, czy przedsiębiorstwo będzie prowadzić odprawę samodzielnie, czy skorzysta z usług agencji celnej lub spedytora. Dla firm, które nie prowadzą regularnego eksportu poza UE, wsparcie doświadczonego przedstawiciela celnego może ograniczyć ryzyko błędów dokumentacyjnych.
Jakie dokumenty przygotować?
Zakres dokumentacji zależy od rodzaju towaru i sposobu transportu. W typowej dostawie z Polski do Ukrainy podstawę stanowią: faktura handlowa, dokument transportowy – np. CMR w transporcie drogowym, dokumenty związane ze zgłoszeniem celnym.
W zależności od produktu i transakcji potrzebne mogą być również: specyfikacja lub packing list, dokument potwierdzający preferencyjne pochodzenie, certyfikaty jakości, świadectwa sanitarne lub weterynaryjne, licencje i pozwolenia, dokumentacja techniczna.
Faktura powinna jednoznacznie wskazywać eksportera i odbiorcę, opis i ilość towaru, wartość, walutę oraz uzgodnione warunki dostawy.
W kontrakcie należy także odpowiednio określić regułę Incoterms, która pomaga ustalić, która strona odpowiada za transport, ubezpieczenie, odprawę eksportową i importową oraz związane z nimi koszty.
Odprawa eksportowa w Polsce
Towary opuszczające obszar celny Unii Europejskiej są co do zasady obejmowane procedurą wywozu.
Eksporter lub działający w jego imieniu przedstawiciel składa zgłoszenie celne. Po zwolnieniu towaru do wywozu i potwierdzonym opuszczeniu obszaru celnego UE procedura eksportowa zostaje zakończona. Dla polskiej firmy szczególne znaczenie ma potwierdzenie wywozu towaru poza Unię. W praktyce elektronicznym potwierdzeniem zakończenia eksportu może być komunikat IE-599. Dokument ten ma również znaczenie podatkowe. Eksport towarów może korzystać w Polsce ze stawki VAT 0 proc. po spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach, w tym posiadaniu odpowiedniego potwierdzenia wywozu.
Dlatego dokumentacja potwierdzająca opuszczenie UE powinna być prawidłowo przechowywana również na potrzeby rozliczeń podatkowych.
Cło w Ukrainie – liczy się pochodzenie towaru
Towar wysłany z Polski nie staje się automatycznie towarem preferencyjnego pochodzenia unijnego. Aby skorzystać z przewidzianych w handlu UE-Ukraina preferencji celnych, produkt musi spełniać odpowiednie reguły pochodzenia, a przedsiębiorca powinien posiadać wymagany dowód.
W zależności od sytuacji może być nim m.in. świadectwo przewozowe EUR.1 albo odpowiednia deklaracja pochodzenia. W określonych przypadkach przedsiębiorca może również korzystać z uprawnień pozwalających na samodzielne dokumentowanie preferencyjnego pochodzenia.
Przed wysyłką należy więc zweryfikować zarówno stawkę celną dla danego produktu, jak i możliwość zastosowania preferencji.
Kto odpowiada za odprawę importową w Ukrainie?
Odprawa eksportowa w Polsce i odprawa importowa w Ukrainie są dwoma odrębnymi etapami. W typowej transakcji odprawy importowej dokonuje ukraiński importer lub działający w jego imieniu przedstawiciel. To po stronie ukraińskiej rozliczane są również należności związane z przywozem. Podział obowiązków zależy jednak od kontraktu i wybranej reguły Incoterms.
Przed wysyłką należy więc jednoznacznie ustalić:
- kto jest importerem,
- kto organizuje odprawę w Ukrainie,
- kto ponosi koszt cła i podatków,
- kto pokrywa koszty agencji celnej,
- kto odpowiada za dalszy transport towaru.
Nieprecyzyjne ustalenia mogą prowadzić do zatrzymania przesyłki lub powstania dodatkowych kosztów.
NCTS i procedura wspólnego tranzytu
Duże znaczenie dla wymiany handlowej z Ukrainą ma system NCTS – New Computerised Transit System oraz procedura wspólnego tranzytu. Pozwalają one na przemieszczanie towarów między państwami uczestniczącymi w systemie w ramach jednej procedury tranzytowej, wykorzystującej m.in. deklarację T1 i odpowiednie zabezpieczenie należności.
Ukraina jest uczestnikiem wspólnego systemu tranzytowego i rozwija jego wykorzystanie jako element integracji z europejskimi procedurami celnymi. Dla przedsiębiorstw regularnie przewożących towary może to usprawnić transport oraz umożliwić realizację części formalności celnych w miejscu innym niż samo przejście graniczne.
AEO – jakie znaczenie ma status upoważnionego przedsiębiorcy?
Status AEO – Authorized Economic Operator jest przeznaczony dla przedsiębiorstw spełniających określone wymagania dotyczące m.in. przestrzegania przepisów celnych, zarządzania dokumentacją, wypłacalności i bezpieczeństwa łańcucha dostaw. W UE daje on określone uproszczenia i korzyści w kontaktach z administracją celną.
Ukraina również rozwija własny system AEO, pozwalający ukraińskim przedsiębiorcom korzystać z określonych uproszczeń. Trzeba jednak pamiętać, że na wrzesień 2026 r. nie obowiązuje umowa o wzajemnym uznawaniu statusu AEO między Unią Europejską a Ukrainą. Oznacza to, że status AEO polskiego przedsiębiorstwa może ułatwiać procedury po stronie unijnej, ale nie daje automatycznie analogicznych uprawnień po stronie ukraińskiej.
Granicę warto planować elastycznie
Czas przekroczenia granicy może wpływać zarówno na termin realizacji kontraktu, jak i koszty transportu.
Przed wysyłką warto sprawdzić dostępność odpowiedniego przejścia dla danego rodzaju pojazdu i towaru, aktualne czasy oczekiwania, możliwość wykorzystania procedury T1, zasady działania elektronicznych kolejek po stronie ukraińskiej.
Aktualne szacunkowe czasy oczekiwania po stronie polskiej są publikowane w serwisie granica.gov.pl, natomiast po stronie ukraińskiej funkcjonuje elektroniczny system kolejkowy єЧерга – eCherha.
Checklista przed wysyłką towaru
Przed rozpoczęciem transportu sprawdź:
- właściwy kod CN/HS;
- wymagania importowe dla produktu;
- czy firma posiada aktywny numer EORI;
- wymagane certyfikaty, pozwolenia i świadectwa;
- czy towar spełnia reguły preferencyjnego pochodzenia;
- jaki dokument pochodzenia należy zastosować;
- kto dokonuje odprawy eksportowej i importowej;
- jaka reguła Incoterms została uzgodniona;
- czy dane na fakturze i dokumentach transportowych są zgodne;
- czy warto zastosować procedurę NCTS/T1;
- przez które przejście graniczne zostanie zrealizowany transport;
- czy po zakończeniu eksportu przedsiębiorstwo otrzyma potwierdzenie wywozu towaru poza UE.
Dobre przygotowanie ogranicza ryzyko na granicy
Eksport do Ukrainy wymaga skoordynowania formalności po obu stronach granicy. Właściwa klasyfikacja towaru, kompletna dokumentacja oraz wcześniejsze ustalenie odpowiedzialności za odprawę i transport mogą ograniczyć ryzyko opóźnień oraz nieprzewidzianych kosztów.
Przepisy, ograniczenia oraz warunki prowadzenia wymiany handlowej z Ukrainą mogą się zmieniać, dlatego przed realizacją konkretnej dostawy warto każdorazowo sprawdzić aktualne informacje w oficjalnych źródłach.
Polska Agencja Inwestycji i Handlu na bieżąco monitoruje sytuację gospodarczą w Ukrainie, w tym zmiany przepisów, obostrzenia, zakazy i inne regulacje mogące wpływać na współpracę handlową. Informacje dla przedsiębiorców publikowane są m.in. w sekcji dotyczącej rynku ukraińskiego oraz w Alercie Kryzysowym PAIH.
Polskie firmy zainteresowane eksportem lub rozwijaniem działalności w Ukrainie mogą również korzystać ze wsparcia PAIH oraz Zagranicznych Biur Handlowych Agencji w Kijowie i Lwowie. PAIH wspiera przedsiębiorców m.in. w zdobywaniu informacji o rynku, identyfikowaniu partnerów biznesowych, weryfikacji kontrahentów oraz przygotowaniu do ekspansji zagranicznej.
Materiał przygotowany przez Biuro Wsparcia Ekspansji Zagranicznej PAIH, Zespół ds. Ukrainy