Jak przygotować firmę do przetargów na odbudowę Ukrainy?

Odbudowa Ukrainy tworzy nowe możliwości dla przedsiębiorstw oferujących towary, technologie, usługi i rozwiązania potrzebne m.in. w sektorze infrastruktury, energetyki, budownictwa, ochrony zdrowia, transportu, przemysłu czy cyfryzacji. Samo znalezienie interesującego projektu lub przetargu jest jednak dopiero pierwszym krokiem.

Udział w zamówieniach realizowanych w Ukrainie wymaga odpowiedniego przygotowania firmy, analizy dokumentacji oraz oceny ryzyk związanych z realizacją kontraktu. Inaczej może również wyglądać postępowanie prowadzone przez ukraińskiego zamawiającego, a inaczej projekt finansowany przez Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju, Bank Światowy czy organizacje systemu ONZ.

Jak zatem przygotować przedsiębiorstwo do udziału w takich postępowaniach?

Zacznij od określenia możliwości swojej firmy

Przed rozpoczęciem poszukiwania konkretnych zamówień warto dokładnie określić zakres produktów lub usług, które firma może zaoferować na rynku ukraińskim.

Pomocne może być przygotowanie krótkiego profilu przedsiębiorstwa obejmującego:

• zakres oferowanych produktów i usług,
• najważniejsze doświadczenie i zrealizowane projekty,
• referencje, szczególnie dotyczące kontraktów o podobnej skali,
• posiadane certyfikaty i uprawnienia,
• możliwości produkcyjne i logistyczne,
• dostępność serwisu lub wsparcia posprzedażowego,
• gotowość do realizacji zamówień w Ukrainie,
• doświadczenie w realizacji kontraktów zagranicznych.

Warto również określić właściwe dla działalności firmy kody CPV. Ułatwia to późniejsze wyszukiwanie postępowań odpowiadających jej specjalizacji.

Nie ograniczaj się do jednego źródła przetargów

Postępowania związane z Ukrainą są publikowane w wielu różnych systemach. W przypadku ukraińskich zamówień publicznych podstawowym źródłem jest ProZorro. Warto jednak równolegle monitorować m.in. projekty i zamówienia finansowane przez EBRD, Bank Światowy, Unię Europejską oraz organizacje ONZ.

W systemie ProZorro przetargi można wyszukiwać m.in. według kodu CPV, rodzaju postępowania, regionu czy przewidywanej wartości zamówienia. Sam portal rekomenduje łączenie kilku filtrów, np. kodu CPV z regionem i wartością zamówienia.

W przypadku projektów Banku Światowego warto obserwować nie tylko aktualne postępowania, ale również zamówienia planowane. Bank Światowy dzieli możliwości biznesowe na aktualne, nadchodzące oraz potencjalne, wynikające z planów zakupowych projektów. Dzięki temu przedsiębiorca może uzyskać informacje o przyszłym postępowaniu jeszcze przed jego formalnym ogłoszeniem.

Wczesne rozpoznanie projektu daje więcej czasu na przygotowanie dokumentów, analizę rynku i ewentualne znalezienie partnerów.

Sprawdź, czy możesz wystartować jako polska firma

Jednym z częstych pytań przedsiębiorców jest to, czy udział w ukraińskim przetargu wymaga wcześniejszego założenia spółki lub oddziału w Ukrainie.

W przypadku ProZorro zagraniczne przedsiębiorstwa mogą brać udział w zamówieniach. Oficjalny portal wskazuje, że rezydenci i nierezydenci uczestniczą w systemie na równych zasadach. Aby przystąpić do postępowania, przedsiębiorca rejestruje się na jednym z autoryzowanych elektronicznych marketplace’ów połączonych z systemem ProZorro. Rejestracja na jednym z nich daje dostęp do zamówień znajdujących się w całym systemie.

Nie oznacza to jednak, że każde postępowanie będzie wyglądało identycznie. Przed złożeniem oferty należy zawsze dokładnie zweryfikować wymagania konkretnego zamawiającego, w tym dotyczące dokumentów składanych przez nierezydentów.

Dokładnie przeczytaj dokumentację – nie tylko opis zamówienia

Jednym z najważniejszych etapów jest analiza pełnej dokumentacji przetargowej.

Nie należy podejmować decyzji o udziale wyłącznie na podstawie nazwy przetargu, jego wartości czy krótkiego opisu.

Trzeba zweryfikować w szczególności:

• szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia,
• parametry techniczne produktu lub usługi,
• wymagane doświadczenie,
• wymagania dotyczące referencji,
• kryteria kwalifikacyjne,
• wymagane certyfikaty i pozwolenia,
• warunki gwarancji i serwisu,
• termin oraz miejsce realizacji,
• wymagania logistyczne,
• walutę kontraktu,
• warunki i terminy płatności,
• ewentualne zabezpieczenie oferty lub wykonania umowy,
• język wymaganych dokumentów,
• termin zadawania pytań i składania ofert.

Szczególną uwagę warto zwrócić na dokumenty wymagane od uczestnika zagranicznego. Jeżeli dany dokument funkcjonujący w Ukrainie nie ma bezpośredniego odpowiednika w Polsce, dokumentacja przetargowa może określać sposób potwierdzenia odpowiedniego warunku przez nierezydenta.

Nie należy zakładać, że rozwiązanie zastosowane w jednym postępowaniu będzie automatycznie prawidłowe w kolejnym.

Przygotuj „pakiet przetargowy” firmy

Dobrym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie podstawowego zestawu dokumentów korporacyjnych i technicznych, który będzie można dostosowywać do poszczególnych postępowań.

W zależności od przetargu mogą być potrzebne m.in.:

• dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa,
• informacje o osobach uprawnionych do reprezentacji,
• pełnomocnictwa,
• dokumenty finansowe,
• wykaz zrealizowanych kontraktów,
• referencje,
• certyfikaty jakości,
• dokumentacja techniczna produktów,
• informacje o personelu i ekspertach,
• oświadczenia wymagane przez zamawiającego,
• dokumenty dotyczące beneficjentów rzeczywistych,
• potwierdzenia braku określonych podstaw wykluczenia.

Warto przygotować również profesjonalny profil firmy w języku angielskim, a w przypadku regularnej działalności w Ukrainie także w języku ukraińskim.

Dokumentację należy każdorazowo sprawdzić pod kątem wymogu tłumaczenia, sposobu podpisania oraz formatu, w którym musi zostać złożona.

Nie zostawiaj formalności na ostatni dzień

W postępowaniach elektronicznych błędy techniczne lub formalne mogą uniemożliwić skuteczne złożenie oferty.

W przypadku ProZorro przedsiębiorca składa dokumenty poprzez konto na wybranym autoryzowanym marketplace. Oficjalne informacje dla dostawców wskazują również na konieczność przygotowania dokumentów zgodnie z wymaganiami zamawiającego oraz dopełnienia przewidzianych dla danego postępowania formalności elektronicznych.

Dlatego rejestracji konta, weryfikacji sposobu podpisywania dokumentów i testowania platformy nie warto odkładać do dnia zakończenia przetargu.

Dobrą praktyką jest ustalenie wewnętrznego terminu zakończenia prac nad ofertą co najmniej przed oficjalnym deadline’em. Pozostawia to czas na sprawdzenie kompletności dokumentów oraz rozwiązanie ewentualnych problemów technicznych.

Policz rzeczywisty koszt realizacji kontraktu

Cena produktu lub usługi jest tylko jednym z elementów kalkulacji.

Oferta dotycząca realizacji zamówienia w Ukrainie powinna uwzględniać także m.in.:

• transport,
• ubezpieczenie,
• odprawę celną,
• podatki i należności,
• koszty finansowania,
• ryzyko kursowe,
• magazynowanie,
• montaż lub uruchomienie urządzeń,
• szkolenia,
• serwis gwarancyjny i pogwarancyjny,
• koszty lokalnego personelu lub podwykonawców,
• sposób zabezpieczenia płatności.

Szczególnie przy długoterminowych kontraktach infrastrukturalnych należy również przeanalizować możliwość zmian cen materiałów, kosztów transportu czy kursów walut.

Najniższa cena nie zawsze oznacza najkorzystniejszą ofertę. W postępowaniach finansowanych przez instytucje międzynarodowe coraz większe znaczenie mogą mieć również kryteria jakościowe, doświadczenie, rozwiązania techniczne, sposób realizacji projektu czy wartość oferowana przez wykonawcę.

Przykładowo aktualne zasady zakupowe EBRD wzmacniają znaczenie jakości w procesie wyboru wykonawców, przy zachowaniu zasad uczciwej konkurencji i przejrzystości.

Sprawdź, kto finansuje projekt

To jedna z najważniejszych informacji dotyczących postępowania.

Projekt realizowany przez ukraińską instytucję ze środków krajowych może podlegać innym zasadom niż zamówienie realizowane ze środków międzynarodowej instytucji finansowej.

W przypadku projektów EBRD dostawcy, wykonawcy, usługodawcy i konsultanci zainteresowani udziałem w zamówieniach finansowanych przez Bank korzystają przede wszystkim z platformy ECEPP. Rejestracja w systemie umożliwia dostęp do postępowań prowadzonych w ramach projektów EBRD.

Bank Światowy udostępnia z kolei osobną bazę możliwości biznesowych oraz informacje przeznaczone dla dostawców zainteresowanych realizacją projektów finansowanych przez Bank. Zamówienia mogą obejmować dostawy, roboty budowlane oraz różnego rodzaju usługi.

W przypadku organizacji systemu ONZ warto monitorować UN Global Marketplace, gdzie można filtrować postępowania m.in. według organizacji, kraju beneficjenta, rodzaju zamówienia oraz kategorii towarów i usług.

Przedsiębiorca powinien więc zawsze ustalić nie tylko, kto jest zamawiającym, ale również kto finansuje projekt i jakie zasady zakupowe mają do niego zastosowanie.

Lokalny partner – przydatny, ale nie zawsze konieczny

Współpraca z ukraińskim przedsiębiorstwem nie jest automatycznym warunkiem udziału w każdym przetargu. W wielu przypadkach polska firma może występować samodzielnie.

Lokalny partner może być jednak istotnym atutem, szczególnie gdy projekt wymaga:

• montażu i prac na miejscu,
• dostępu do lokalnego personelu,
• regularnego serwisu,
• obsługi logistycznej,
• znajomości lokalnych procedur,
• określonych licencji lub uprawnień,
• realizacji dużych robót infrastrukturalnych.

W zależności od postępowania możliwa może być współpraca w charakterze podwykonawcy, konsorcjanta lub dostawcy.

Przed podjęciem współpracy warto jednak zweryfikować potencjalnego partnera, jego doświadczenie, sytuację prawną i finansową oraz dotychczasową aktywność na rynku zamówień.

Korzystaj z możliwości zadawania pytań

Jeżeli dokumentacja jest niejasna, nie należy opierać oferty na własnych przypuszczeniach.

Postępowania przewidują określone okresy, w których uczestnicy mogą zwracać się do zamawiającego o wyjaśnienia. Informacja o terminie na zadawanie pytań jest publikowana przy konkretnym postępowaniu.

Warto korzystać z tej możliwości szczególnie wtedy, gdy wątpliwości dotyczą:

• parametrów technicznych,
• dokumentów wymaganych od przedsiębiorstwa zagranicznego,
• równoważności certyfikatów,
• warunków dostawy,
• zabezpieczeń,
• harmonogramu,
• sposobu rozliczenia.

Odpowiedź zamawiającego może mieć kluczowe znaczenie dla prawidłowego przygotowania oferty.

Najczęstsze błędy można wyeliminować przed wysłaniem oferty

Przed ostatecznym złożeniem dokumentów warto przeprowadzić wewnętrzną kontrolę całej oferty.

Do błędów, których przedsiębiorcy powinni szczególnie unikać, należą:

• niedokładne przeczytanie dokumentacji,
• brak jednego z wymaganych załączników,
• przedstawienie dokumentu w niewłaściwej formie,
• nieuwzględnienie wymagań dotyczących tłumaczenia,
• nieprawidłowe pełnomocnictwo,
• błędne obliczenie ceny,
• nieuwzględnienie kosztów transportu lub realizacji w Ukrainie,
• złożenie oferty w ostatniej chwili,
• niesprawdzenie warunków płatności,
• niedoszacowanie wymagań dotyczących gwarancji lub serwisu.

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie checklisty odnoszącej się bezpośrednio do każdego punktu dokumentacji przetargowej i przypisanie odpowiedzialności za dokumenty poszczególnym osobom w firmie.

Od przetargu do długofalowej obecności na rynku

Udział w jednym postępowaniu warto traktować jako element szerszej strategii wejścia na rynek ukraiński.

Firma, która regularnie monitoruje projekty, analizuje plany inwestycyjne i buduje relacje z potencjalnymi partnerami, ma większą szansę odpowiednio wcześnie przygotować się do pojawiających się możliwości.

W przypadku odbudowy Ukrainy szczególnie ważne będzie obserwowanie projektów jeszcze przed formalnym ogłoszeniem przetargu. Pozwala to wcześniej ocenić skalę inwestycji, wymagania techniczne, sposób finansowania oraz potencjalną rolę przedsiębiorstwa w projekcie.

Dlatego warto łączyć monitoring bieżących postępowań z analizą planowanych inwestycji i programów finansowanych przez instytucje ukraińskie, Unię Europejską oraz międzynarodowe instytucje finansowe.

Krótka checklista przed złożeniem oferty

Przed udziałem w postępowaniu sprawdź:

1. Czy przedmiot zamówienia odpowiada możliwościom firmy?
2. Czy spełniasz wszystkie kryteria kwalifikacyjne?
3. Czy przygotowałeś wymagane referencje i dokumenty?
4. Czy dokumenty zagraniczne wymagają tłumaczenia?
5. Czy wymagane jest zabezpieczenie oferty?
6. Czy prawidłowo obliczyłeś pełny koszt realizacji kontraktu?
7. Czy sprawdziłeś warunki i terminy płatności?
8. Czy możesz zapewnić dostawę, montaż i serwis w wymaganym miejscu?
9. Czy potrzebujesz lokalnego partnera lub podwykonawcy?
10. Czy wszystkie dokumenty zostały sprawdzone przed ich ostatecznym złożeniem?

Dobre przygotowanie do przetargu to nie tylko prawidłowo wypełniona oferta. To również wcześniejsza analiza projektu, źródła jego finansowania, ryzyk związanych z realizacją kontraktu oraz możliwości przedsiębiorstwa. W przypadku rynku ukraińskiego odpowiednie przygotowanie może zdecydować nie tylko o powodzeniu w pojedynczym postępowaniu, ale również o długofalowym rozwoju firmy na tym rynku.

Materiał przygotowany przez Biuro Wsparcia Ekspansji Zagranicznej PAIH, Zespół ds. Ukrainy